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綜合辦公室工作流程及人員職責手冊

2018-05-20  shelbypf

pk10官网开奖结果查询 www.oivyya.tw 綜合辦公室

綜合辦公室主要工作內容:執行辦公設備、公共設施的日常管理和維護;執行辦公用品及日常用品的采購、發放管理;執行檔案的歸檔管理;執行各種費用的控制交納;執行對外關系建立維護;執行突發事件處理;執行事務管理;執行后勤管理;執行日常事務處理;執行上級交辦事務等。

人事日常工作流程

新進人員于報到日,綜合辦公室應進行登記,隨后逐項辦理下列:

(一)領取員工生活用品;

(二)安排住宿;

(三)領取辦公用品;

(四)視情況介紹項目部的相關制度及其它事項。

人員報到完畢隨后應辦理下列事項:

(一) 更新員工花名冊,建立考勤;

(二) 收齊報到人員的個人資料,建立檔案。

具體工作流程

一、執行辦公用品及日常用品的采購、發放管理

綜合辦公室要根據其他部門的請購計劃及庫存情況,并要根據相關規定作適當儲備以備不時之需,作好請購計劃單經領導審批后,及時保質保量地采購辦公用品和日常用品,采購物品應當定價定點,保證質優價廉。要作好物品出入庫登記,每月盤存,確保帳物相符。

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二、執行各部門基礎設備、設施維修管理

綜合辦公室負責根據維修要求協調或外請技術人員維修、對維修全過程進行控制;各部門對維修質量監督、確認。

所有維修要求做好記錄、跟蹤維護結果及完成狀態;對未按要求完成的維修事項、及時了解情況并報告負責人。

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三、執行文件檔案的歸檔管理

根據不同種類檔案的特點,做好系統編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序,定期收集各類文件資料,并整理立卷歸檔。

各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內容、時間順序等存檔管理。

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四、文件資料收發管理

各類文件資料收發均需在登記薄上作好詳細登記、記錄,及時將各類信息(通知、文件)進行上傳下達,特別是各類信息應登記后及時傳遞給相關部門;

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五、執行各種費用的支付、控制

按時申請、交納、控制各項費用,例如:辦公費用、電費、房租、接待費、車輛加油等;并將所要交納的各項費用進行記錄,對各項資金歸類管理。做到資金的及時、準確,以確保各職能部門工作的正???。

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六、執行對外關系建立維護

建立良好的公共關系平臺是項目正常運轉的關鍵,綜合辦公室門肩負著對外溝通、協調的重任,要把對外關系維護作為重要工作來抓,項目的生產活動涉及到方方面面的關系,既有業主、監理,又有各級政府部門、鄉村,哪方面關系處理不好,或多或少都會有一定影響。在平時的工作中要經常保持與已有關系的聯系與溝通,并結合實際情況,建立新的公共關系。

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七、執行處理突發事件

各種突發事件出現后,綜合辦公室在收到信息的同時,要根據事件影響的大小,迅速向領導匯報,并及時處理,將有可能對項目或個人的不利影響降到最低限度,情況特別緊急又不能向領導及時匯報時可先處理再匯報,但事后要向領導闡明原因。在處理突發事件時,應把握有利原則,要充分維護項目或員工的利益,樹立好的整體形象。

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八、后勤服務保障

綜合辦公室要將后勤服務保障列入日常工作中,要加強對生活和工作環境、車輛、廚房、衛生的管理,收集員工建議,緩解員工情緒,采取有效措施進行改善;為員工提供較為良好的生活、工作環境,提高保障質量;車輛管理中,要制定相應制度,經常提醒駕駛員遵章守紀,保證車輛隨時處于良好的性能狀態,確保人員接送、貨物輸送的時效性。

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安全工作是企業的一項重要工作,綜合辦公室是安全工作的主要執行部門;日常工作中應將安全工作、保密工作列入議事日程,要充分明確重點安全項目,不定期地組織檢查,認真查出安全隱患,及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責任制,簽定安全責任制,規劃安全教育、培訓計劃并認真加以實施。

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九、日常事務處理

綜合辦公室的工作雜而亂,涉及面廣,大小事情多,并且很多事務具有不可確定性,臨時出現的工作,會給當日計劃工作帶來很大的沖突,這時就要擇其輕重而處理。總體來講,綜合辦公室屬于服務保障部門,是為其他部門服務的,所以也要協助他們處理不涉及本部門的日常事務。否則會影響正常工作秩序,甚至會影響經營活動。

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十、執行上級交辦事務

優先完成領導交辦各類事務,規定時限內完成不了的,應向領導說明其原因,并盡力盡快完成,最終將完成結果向領導匯報。

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人 員 職 責

綜合辦公室職責

一、負責項目部生活用品、辦公用品的購置、登記、發放及管理工作。

二、負責項目部的后勤管理及供應及保障工作(包括食堂、住宿、衛生、水電、日常雜事等)、

三、負責各部(室)電腦、打印機、復印機、電話、空調等使用、保養、維護工作。

四、負責項目部相關文件資料的收發、整理、歸檔歸檔工作,各類文件的打印分發工作,同時做好各類會議的安排和記錄工作。

五、負責項目部的車輛的管理使用工作,對各部(室)用車進行合理的調配和安排。

六、負責項目部車輛油料使用、控制、確認及登記管理工作。

七、負責協調項目部各部(室)綜合協調、溝通等工作

八、負責項目部宣傳報道、對外協調和相關的接待工作。

九、負責臨時用工的工資管理、考勤統計,并建立工資臺帳;

十、負責項目部員工目標責任制的檢查考核和考勤工作。

十一、負責臨時用工的工資管理、考勤統計,并建立工資臺帳;

十二、負責勞動力的管理。包括辦理培訓、勞動合同管理,管理臨時用工和外來勞動力,建立職工變動臺帳;

十三、負責員工各種假期的管理,辦理員工請假、銷假手續,并建立臺帳,做好每月員工考勤整理工作;

十四、負責綜合治理及治安、保衛工作。

十五、負責辦理領導交待的其他各項工作。

綜合辦公室主任職責

一、對項目部日常事務工作全面負責,認真履行服務、協調的職能。

二、負責項目部生活用品、辦公用品的購置管理工作。

三、負責項目部相關文件資料的管理、控制,同時對各部(室)資料控制負有指導、檢查的職責。

四、負責辦公費用及電話費用的控制管理工作。

五、負責搞好對外協調、聯系及接待管理工作。

六、負責項目部的后勤管理和供應、保障工作(包括食堂、住宿、衛生、水電、日常雜事等)。

七、負責項目部的車輛的管理使用工作,對各部(室)用車進行合理的調配和安排。

八、負責項目部員工的培訓計劃安排等。

九、負責由項目部主持的各種會議籌辦工作。

十、負責項目部對內對外宣傳報道工作。

十一、負責項目部綜合治理及治安、保衛工作。

十二、負責項目部人事管理、考勤管理及勞資統計、管理工作。

十三、完成領導臨時交辦的其它工作。

綜合辦公室協調負責人職責

一、負責項目部宣傳報道、對外協調和相關的接待工作。

二、負責協調項目部各部(室)綜合協調、溝通等工作。

三、負責協調項目部員工住宿的安排和調整工作。

四、負責參與勞務用工管理,協調處理員工意見及申訴,緩解員工情緒,預防與處理勞資爭議。

五、負責對涉及本項目的當地縣、鄉鎮政府各部門和各個村、百姓的外部事務進行協調和處理。

六、負責拜訪當地縣、鄉鎮政府,搞好地方關系。

七、負責對于施工中遇到的征地、拆遷、阻工、糾紛等問題,直接同有關人員進行接觸,協調解決。

八、負責在施工的各個階段,針對出現的各類問題,綜合部門的力量,最短時間內拿出可行性處理方案,將施工干擾降低至最小程度。

九、負責對于施工中出現的其他突發性事件在第一時間確定合理的處理措施進行妥善予以處理,如治安事件、停電事件等。

十、負責完成領導臨時交辦的工作。

綜合辦公室后勤管理員職責

一、負責項目部后勤管理及供應與保障工作(包括食堂、住宿、衛生、水電、日常雜事等)。

二、協助辦公室主任做好會務安排和各項接待管理工作。

三、負責項目部的衛生管理及督促檢查工作。

四、負責項目部職工醫療衛生管理與保健工作。

五、負責項目部后勤的零星采購工作。

六、負責項目部行政資產(包括電腦、打印機、復印機、電話、空調等)日常保管、使用、維護及保養管理工作。

七、負責完成領導臨時交辦的工作。

綜合辦公室資料員職責

一、負責文件、資料的嚴格管理,嚴格執行保密法規。

二、負責文件的收發工作,做到登記清楚,手續齊全,傳遞準確,分發及時。

三、負責文件、資料的歸檔工作,做到回收及時,存放有序,查閱方便。

四、文件、資料借(查)閱須經主管領導批準,并填寫文件、資料借(查)閱登記表。

五、負責有關公文的撰制、核稿、分發、簽收、擬辦、歸檔與處理工作。

六、負責項目部報刊雜志、信函的收集、發放、管理工作。

七、負責有關的會議通知、會議簽到、會議記錄及紀要整理。

八、負責協助做好會務安排,人員接待服務工作。

九、文件、資料的打印、復印嚴格按份數打?。ǜ從。?,不得多印。

十、負責生活用品、辦公用品的驗收、登記、發放及管理工作。

十一、完成領導交辦的其他工作。

綜合辦公室勞資管理員職責

一、配合綜合辦公室主任做好本部門的日常管理工作。

二、協助辦公室主任制定勞動力管理、勞資管理規章制度,并負責實施。

三、做好目標責任制的檢查考核和員工考勤工作。

四、負責臨時用工的工資管理、考勤統計,建立工資臺帳;

五、負責勞動力的管理。包括辦理培訓、勞動合同管理,管理臨時用工和外來勞動力,建立職工變動臺帳;

六、根據項目需要,配合部門實施年度培訓計劃,協助有關部門辦理特殊工種及上級規定的有關工種上崗證、操作證、等級證的取證工作;

七、負責員工各種假期的管理,辦理員工請假、銷假手續,并建立臺帳,做好每月職工考勤的收集,整理工作;

八、完成領導交辦的其他工作。

綜合辦公室駕駛員職責

一、認真完成項目部的派車任務要求,服從辦公室主任指揮;

二、堅持行車安全檢查,每次行車前檢查車輛,發現問題及時排除,確保車輛運行。安全駕駛,正確執行駕駛操作規程,聽從交通管理人員的指揮,行車時集中精力駕駛,嚴禁酒后開車,不開“英雄車”、“賭氣車”;

三、每次出車回來后,應向辦公室主任簡要匯報出車情況,車輛用畢后,車輛停泊在指定位置,鎖好門窗;

四、做好車輛的維護、保養工作,保持車輛常年整潔和車況良好;不得將車輛轉借他人駕駛;

五、認真填寫車輛檔案,對車輛事故、違章、損壞等異常情況及時匯報,寫好情況匯報。對車輛運行里程和耗油情況進行統計分析,提出報告和降低成本的建議;

六、駕駛員確保良好的休息、足夠的睡眠,以充沛的精力和體力保證安全行車。駕駛員應有敬業精神,熟悉交通法規、路況和車輛性能,不斷提高自己的技術水平和積累行車經驗;

七、駕駛員要衣著整潔、禮貌待人、熱情服務,單獨為領導出車時,兼有駕駛員和服務員職責;

八、出車送達時,未經乘車人允許不得離開車輛,應聽從乘車人安排。駕駛員在工作中不該聽的不聽,不該看的不看,不該說的不說,不散播消息,保守機密,守口如瓶;

十、完成辦公室主任臨時交辦的其他任務。

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